第三章：贸易洽谈的步骤

    为了与买家实现交易，贸易洽谈--有时长期的贸易洽谈是必需的，也就是说您与买家会有大量的通信往来。当您使用Meet World Trade的洽谈平台时，您会发现它是一个比普通电子邮件更有效率的管理系统；是比电话和传真成本更低、效率更高的洽谈沟通手段。

    您应记得在您回复了买家的原始询盘后，买家的询盘和您的回复都将自动地从New Mail文件夹转移到All Open Inquiries里并保存在这个文件夹中。

买家做出回复了吗？

    如果您及时回复了买家的询盘，买家可能会进一步与您联络以获得有关您产品、公司及生产能力等更详细的资料，并商谈这单生意的其它细节。
 

第一步： 进入您的帐号总览（Account Overview）页面

第二步： 点击左侧导航栏上的New Mail 按钮

第三步： 点击标签Responses（您可能还记得Private Inquiries标签项下存有买家发送的新询盘） Responses 标签项下存有买家发出的有关正在洽谈贸易的最新回复信息。

（注意： 请确认您登记的电子邮件地址能收到信息，当买家回复您所发送的信息时，交易平台自动地将提示通知发送到您登记的电子邮件地址。）

第四步： 点击询盘名称，查看正在进行的洽谈的买家的最新回复信息。

第五步：要回复该信息，将该页面滚动到最底部，点击Respond（回复）按钮。

    如同在本手册的第一节中我们已经介绍的，您对询盘的第一次回复将自动地转移到您"虚拟办公室"中的All Open Inquiries文件夹内。 All Open Inquiries 不断地保存您与买家来往的洽谈邮件。 随着洽谈的进展，就会有越来越多的邮件积累，您可以使用交易平台提供的各项功能快速、方便地查看贸易洽谈的每一步骤和详细进程。 

3.2.1 询盘的详细资料是如何管理的

    从您第一次回复买家的询盘开始，Meet World Trade平台就已开始跟踪您的来往信息。在这一节您可以学习如何访问与买家的来往信息。每次您与买家洽谈时来往的信息都会被保存，系统将以如下方式编排您的所有信息来往记录。

• 交易条款 Terms of Deal
• 样品订购 Sample Order

下面是关于如何访问来往信息记录的每一步骤的详细说明：

第一步： 点击左侧导航栏中的All Open Inquiries 。All Open Inquiries 就象一个大的文件柜，存放所有正在进行的贸易洽谈记录。

第二步：每一行都代表一个单独的询盘，每一个询盘有自己独有的询盘名称。
 
点击询盘名称，您将进入存有相关这个询盘所有来往信息的文件夹。

第三步： 在这一页面，您可以点击以下各项以获得最详细级别的信息。

点击灰色边框内突出显示的Supplier Name（"供应商名称"），您将可以看到与买家洽谈的最近一次的来往信息。

点击View Details进入Negotiation（洽谈记录）页面，该页面包含所有相关这个询盘的，包括Terms of Deal（洽谈交易条件）表单和Sample Order（样品订购）表单的信息条目。

Negotiation Status栏标明该询盘最新的进展状况，如下所示：

(我们将在下一节详细讨论订购样品、接受定单、定单取消的功能细节。)

3.2.2 了解Negotiation Page（洽谈记录页面）

洽谈记录页面是为使您能访问并管理您的所有洽谈记录所设计的。通过洽谈记录页面您能访问与买家在任一洽谈阶段的来往信息记录。

想查看该询盘近一次发生的往来信息，可点击对应的洽谈阶段；如Terms of Deal可查看本询盘洽谈交易条件阶段的最近一次往来信息记录。

点击View History，进入Communication Page（通讯页面）回顾该阶段与买家来往信息的所有记录。

所有您与买家的往来沟通的信息都分行表示，每一行代表在生意洽谈过程中的一条信息记录。

点击Date(日期)的链接使您能查看对应时间往来信息的详细内容，
点击Compare History（历史比较）按钮将以并列查看的方式横向比较所有往来信息的记录。
点击View Details（查看详细资料）将出现一表单窗口，显示该询盘的简要。

3.2.3 订购样品

    在与买家的洽谈过程中，买家可能要求您将您的产品样品寄给他们。这种情况下，您会收到来自于买家的，格式类似于交易条款表格的样品定单。同时Negotiation Page（洽谈记录页面）作为贸易洽谈控制台将包含两个表格，交易条款（Terms of Deal）表格和样品订购（Sample Order）表格。分别点击查看洽谈的详细内容。

注意：您可以选择让买家支付样品也可以免费提供样品。您一定要运用您的经验确定如何在个案中应对不同的买家。如果您选择对样品收费，Meet World Trade将在收到买家付款后的第一时间给你通知。Meet World Trade 与SurePay公司合作提供在线信用卡处理服务，买家可以选择使用Meet World Trade 在线信用卡服务方便的支付样品订购费用。
  

    如果您对洽谈的最终条款满意并表示接受这些条款，买家将发送给您一份采购定单。在该定单正式执行之前，您需要核实并进行确认。以下是有关处理采购定单的说明：

第一步： 获取定单

如果您已谈妥了一单生意，可能会通过以下途径拿到相关定单文件：

1. 进入您的Account Overview（帐号总览）页面。

2. 进入New Mail文件夹或点击提示有新信息的闪动图标。如果您收到的是采购定单，页面顶端的标题将会显示为"Purchase Order"。这个采购定单将以一种模版的形式出现，它是基于您和买家在以往的沟通中达成的贸易条款自动产生的。

注意：当一个买家向您发出定单时，带有链接到采购定单地址的提示邮件将发送给您。 点击该地址的链接， 可以带您直接进入采购定单页面。

第二步：检查或修正定单条款

    在采购定单得到最终的确认之前，您应该检查定单条款，选择接受买家在采购定单中列出的条件，或提出您自己的条件修正意见。 
 
    如果买家提出的条件可以接受，您可以点击Accept PO按钮确认接收采购定单。同时系统会直接发送一个确认信息给买家说明您已经接受了他的条件。这样洽谈就结束了， 您就开始准备执行这单交易了。
    如果您不同意买家在采购定单中提出的条件，您可以点击Respond按钮带您返回贸易条款洽谈程序。
    买家可能会不同意您的修正，并提出其它条件，这样就会在洽谈过程中增加一些增补修正。

3.3.1 确认采购定单

在您接受了采购定单后，采购定单将被保存在Account Overview（帐号总览）页面的标记为 "Confirmed POs"（确认的采购定单）文件夹里。查找或管理确认的采购定单请按如下操作：

第一步： 在左侧导航栏点击Confirmed Pos按纽将出现标题为Confirmed Purchase Orders（确认的采购定单）页面， 所有累积的确认采购定单将被列出，您可以： 

第二步： 点击采购定单号码"PO Number"查看各采购定单详细内容。 

第三步：点击History（历史）按纽查看采购定单日志记录。该日志记录里存有已发送的相关某一采购定单的所有来往信息。例如一个采购定单可能经历无数的变更和/或取消。每次活动都被记录在Purchase Order log（采购定单日志记录）内。
 

    草稿箱是您写好回复但不立即发送而保存的地方。如果在给买家进行回复时，因需要收集更多的信息而未能即时完成，它可以用来保存您未完成的回复信息以供下次继续输入。 

    未能即时完成的信息可以在Drafts（草稿箱）里保存并管理。查看或完成该信息请按如下操作： 

第一步：点击您想查看或完成的回复的询盘名称Inquiry Name，将其打开并进行编辑

第二步：在完成了对其的编辑以后，您可以根据您的需要继续如下操作：

点击Submit （提交）按钮发送该回复。

点击Save to Drafts按钮保存本次所做的修改并存放于草稿箱里，待以后完成。

点击Cancel 按钮不保存修改并返回草稿箱。

如果您希望删除一个没有用的询盘回复的草稿： 
点击对应的Inquiry Name（询盘名称），查看项下的回复内容，
点击Delete（删除）按钮

    如果您选择终止某项正在进行的交易洽谈，您可以使用结束询盘功能。要应用该项功能，进入Negotiation Page（洽谈记录页面）点击Close Negotiation With This Buye链接以结束询盘，实施操作后被结束的询盘将从All Open Inquires移至Closed Inquires内。


3.5.1 管理结束的询盘

    交易平台有保存结束的询盘的功能，并使您轻松实现对这些终止的贸易洽谈的管理。点击左侧导航栏Closed Inquires（结束询盘）按纽，进入结束询盘管理界面。

    请按如下说明查看结束询盘的记录。

    点击您想查看详细内容的询盘的代码，进入该询盘的沟通信息页面，在这页您可进行如下操作：

• 重新开通询盘（仅对在洽谈过程中结束的询盘有效） 
  
• 在询盘上标记小旗
  
• 查看洽谈历史
  
• 查看于该询盘相关的表格
  
• 查看有关该询盘每次沟通的回复细节

    总之，除洽谈（回复）功能之外，您可以在Closed Inquires界面内进行所有的在Open Inquires界面一样的操作。只有开通的询盘方可进行洽谈/回复。正如以上所述， 在询盘的信息沟通页面点击Open Inquiry（开通询盘）按钮，关闭的询盘可被重新开通。